Aumenta la produttività e raggiungi i tuoi obiettivi con la Tecnica del Pomodoro
Aumenta la produttività e raggiungi i tuoi obiettivi con la Tecnica del Pomodoro
Il tempo è un elemento basilare per scandire i nostri impegni. Quando abbiamo un compito da portare a termine, avere una scadenza è fondamentale per organizzare il lavoro in modo da distribuire il da farsi in base ad altri impegni, all’accuratezza con cui vogliamo svolgere il compito, o semplicemente per pianificare in modo più funzionale i nostri obiettivi. Il time management (la gestione del tempo) è una delle capacità più difficili ma importanti che dovremmo imparare a sviluppare e questo perché il tempo fugge e sentiamo sempre più bisogno di esso.
Eppure eccolo li, 24 ore, 1.440 minuti, 86.400 secondi ogni giorno. Sappiamo usare il nostro tempo con profitto? Non è facile, me ne rendo conto, ma possiamo apprendere una tecnica, molto semplice per aiutarci a gestire il tempo da dedicare alle nostre attività nel modo più proficuo e produttivo possibile. È la Tecnica del Pomodoro
Cos’è la Tecnica del Pomodoro?
La tecnica del pomodoro è un metodo di gestione del tempo ideato alla fine degli anni ’80 da Francesco Cirillo, sviluppatore software ed imprenditore di origini italiane.
No, non bisogna farci il sugo o un’insalata, ma avremmo bisogno di un oggetto che si trova in cucina. Il nome di questa tecnica deriva dal classico timer a forma di pomodoro per tenere sotto controllo i tempi di cottura dei cibi (anche se nella mia cucina ha la forma di un cup cake!).
Cirillo, mentre frequentava l’università, si trovò a fronteggiare un periodo di scarsa produttività in cui non riusciva a studiare e a concentrarsi adeguatamente. Stanco di questo andazzo, un giorno decise di fare una scommessa con sé stesso per vedere se riusciva a studiare senza distrarsi per 10 minuti. Prese quindi un timer da cucina a forma di pomodoro e si mise sui libri. Fallì la scommessa, ma comprese che quella era la strada giusta da percorrere e da qual giorno continuò a perfezionare questo approccio, sia nello studio, sia nel lavoro, fino ad arrivare a definire quella che oggi conosciamo come la Tecnica del Pomodoro.
La Tecnica del Pomodoro nasce quindi con lo scopo primario di insegnare a considerare il tempo come un valido alleato, anziché come un nemico capace di generare ansia e stress (soprattutto in presenza di scadenze), in modo da riuscire a realizzare qualunque genere di attività migliorando il processo di lavoro e studio. Ma come utilizzare al meglio questo metodo, in modo intelligente?
Come funziona la Tecnica del Pomodoro?
Il principio centrale di questa tecnica si basa semplicemente sullo spacchettare le attività da svolgere in sessioni più piccole e facilmente gestibili.
Ecco alcuni passaggi importanti
FAI UNA LISTA DELLE ATTIVITÀ DA COMPLETARE
Ogni giorno prova a scrivere una lista di ciò che devi fare, cercando di organizzarla per priorità, dalla più importante alla meno importante, oppure in ordine del tempo richiesto o ancora in base all’urgenza. Ecco un esempio della mia lista odierna:
QUANTIFICA I “POMODORI” NECESSARI
Considerando che un pomodoro equivale a 25 minuti, proviamo a valutare ogni attività della nostra lista in base a quanti “pomodori” ci serviranno per portarla a termine.
Stimare i pomodori ti aiuta a renderti immediatamente conto di quante e quali attività riuscirai concretamente a completare entro la fine della giornata.
LAVORA INTENSAMENTE PER OGNI POMODORO
Punta il timer e dacci dentro. Focalizza tutte le tue energie e attenzioni su ciò che stai facendo, ci pensa il pomodoro a scandire il tempo. Quando avrai finito l’attività che ti eri prefissato, cancella o colora sulla lista i pomodori (tempo) che hai usato. Se mentre stai lavorando suona il timer ma hai ancora bisogno di tempo, non preoccuparti! Aggiungi un altro pomodoro nella lista, in seguito il confronto tra pomodori stimati ed effettivi ti insegnerà a pianificare meglio il tuo lavoro.
E LE PAUSE?
Per ogni pomodoro completato, quindi allo scadere dei 25 minuti, ci si può prendere una breve pausa di uno o due minuti, massimo 5 (non di più). Durante la pausa è consigliato alzarsi dalla scrivania, sgranchirsi le gambe, bere un bicchiere d’acqua… questo aiuterà la nostra concentrazione a ravvivarsi una volta tornati a lavoro. Ogni quattro pomodori invece è consigliata una pausa più lunga, di quindici minuti.
GESTIRE DISTRAZIONI E INTERRUZIONI
Quando ci dedichiamo ad una sessione di lavoro dovremmo evitare nel modo più assoluto e categorico di prendere il telefono in mano, usare internet e guardare i social media. Banditi quindi Whatsapp, Facebook, Instagram, Twitter e affini. Se ci facciamo caso, la nostra capacità di time management è altamente penalizzata da questo tipo di distrazioni. Un semplice “sguardo” ad uno a caso dei social sfugge facilmente di mano, e il minutino che avevamo intenzione di dedicargli diventa, senza che ce ne accorgiamo, un quarto d’ora, venti minuti. Uno spreco incredibile del nostro tempo e una botta per la nostra produttività!
Per quanto riguarda invece le interruzioni esterne, quelle cioè messe in atto da altri, come colleghi di lavoro (specie se usiamo questa tecnica in ufficio), partner o familiari, Cirillo suggerisce il meccanismo “informa, negozia e richiama“, che consiste nel:
1) informare la persona che ci sta interrompendo che stiamo lavorando ad altro,
2) negoziare velocemente un altro momento per discutere la questione,
3) richiamare la persona che ci ha interrotto.
RISPETTA IL TEMPO
Soprattutto all’inizio 25 minuti sembreranno un eternità. La nostra concentrazione (poco allenata) tenderà presto a scemare dopo appena 10 minuti. È normale, succede spesso a tutti! Ma non demordere, è solo questione di educare la tua mente ad escludere le cattive abitudini e a massimizzare le sue capacità produttive.
Al contrario, quando avremo fatto nostra questa tecnica, 25 minuti voleranno letteralmente. A quel punto, se siamo impegnati nel nostro lavoro e veniamo colti di sorpresa dal trillo del timer, non cadiamo nella trappola del “ancora 5 minuti e faccio una pausa”. Al trillare del timer, stop. Giù le penne, via le dita dalla tastiera, giù i libri. È questo il principio della Tecnica del Pomodoro, creare un ritmo. Se lavorassimo per 30, 35 minuti potremo poi cadere nella tentazione di interrompere prima la sessione futura, oppure lavorare casualmente spezzando quindi per proficuo ritmo fondamentale per spingere al massimo la gestione della nostra produttività.
Se ti va di approfondire il lavoro di Cirillo ecco il suo ebook sulla Pomodoro Technique.
Ecco che trilla il mio pomodoro (o cup cake per essere precisi). Il mio tempo è finito e il mio obiettivo raggiunto!
Se ti è piaciuta questa tecnica non ti resta che metterti a lavoro, pomodoro in mano!
